Daftar Periksa Suku Cadang Perbaikan Mesin Diesel: Cara Menyiapkan Permintaan Penawaran (RFQ)

Ini adalah daftar periksa persyaratan pengadaan, bukan spesifikasi perbaikan. Bagian-bagian yang sebenarnya perlu diganti bergantung pada dokumentasi mesin yang relevan dan temuan dari inspeksi atau penilaian perbaikan menyeluruh.

1. Siapkan informasi yang relevan dengan keseluruhan permintaan.

Mulailah dengan informasi yang membantu pemasok memahami permintaan sebelum meninjau setiap item secara individual:

• Nama perusahaan Anda dan orang yang dapat dihubungi;
• Pabrikan dan model mesin seperti yang tertera pada catatan atau pelat nama yang tersedia;
• Nomor seri mesin, jika tersedia dan pantas untuk dibagikan;
• Rincian peralatan atau kendaraan bila relevan untuk identifikasi;
• apakah permintaan tersebut menyangkut satu mesin atau beberapa mesin;
• negara dan kota tujuan;
• Persyaratan mata uang dan validitas penawaran yang Anda pilih, jika berlaku;
• tanggal dibutuhkannya suku cadang tersebut di tempat tujuan; dan
• Persyaratan pengemasan, penandaan, atau dokumen apa pun yang sudah diketahui.

Lampirkan foto yang jelas dari pelat nama mesin dan tanda pada suku cadang yang ada jika tersedia. Ketik karakter ke dalam RFQ serta kirimkan foto. Ini akan memudahkan identifikasi angka, akhiran, atau revisi yang tidak jelas selama proses peninjauan.

Jangan menunda permintaan informasi pertama hanya karena semua kolom tidak tersedia. Tandai detail yang hilang sebagai "akan dikonfirmasi" dan jelaskan sumber mana yang telah diperiksa.

2. Tentukan ruang lingkup pembelian sebelum membuat daftar komponen.

Permintaan perbaikan menyeluruh dapat menggabungkan komponen individual, set, kit, dan rakitan yang lebih besar. Deskripsi tersebut tidak dapat dipertukarkan. Nyatakan cakupan pembelian mana yang Anda inginkan untuk setiap lini.

Sebagai contoh, pembeli mungkin menginginkan satu komponen diberi harga secara individual, satu set terkait yang ditawarkan sebagai alternatif, atau satu rakitan yang ditawarkan secara terpisah dari suku cadang servisnya. Jika Anda menggunakan istilah seperti "kit perbaikan menyeluruh," jangan berasumsi bahwa setiap pemasok menggunakan isi yang sama. Mintalah pemasok untuk menyatakan apa yang termasuk dan tidak termasuk dalam ruang lingkup pasokan yang diusulkan.

• Kutip secara terpisah: Setiap item harus memiliki respons harga dan ketersediaan tersendiri.
• Kutipan sebagai satu set: Jumlah yang diminta berlaku untuk set yang telah ditentukan; isinya harus dicantumkan.
• Kutipan sebagai alternatif: Opsi perakitan dan komponen individual tidak boleh dijumlahkan sebagai satu kuantitas yang dibutuhkan.
• Informasi yang diminta: Baris tersebut disertakan untuk identifikasi atau klarifikasi dan belum merupakan jumlah pesanan.

Jika Anda masih menyusun persyaratan, gunakan Direktori Produk Volgen Power untuk menemukan kategori produk yang relevan. Direktori ini adalah alat bantu navigasi; RFQ tingkat item masih memerlukan referensi dan bukti yang tersedia untuk mesin spesifik tersebut.

3. Gunakan satu baris untuk setiap item yang diminta.

Salin lembar kerja kosong di bawah ini ke dalam email, spreadsheet, atau sistem pembelian. Tambahkan baris daripada menggabungkan beberapa bagian dalam satu deskripsi.

Lembar kerja Excel: Unduh templat RFQ suku cadang perbaikan mesin diesel (.xlsx).

Lembar kerja RFQ multi-bagian kosong

Kolom "sumber nomor" penting karena urutan karakter yang sama dapat disalin dari bukti yang berbeda. Nyatakan apakah itu berasal dari bagian lama, catatan mesin, daftar suku cadang, faktur sebelumnya, atau sumber lain. Jangan diam-diam mengubah tanda cetakan, referensi pemasok, atau nomor tulisan tangan menjadi nomor OEM.

Gunakan satuan yang jelas seperti pieces, sets or assembliesJika isi suatu himpunan belum ditetapkan, tambahkan pertanyaan tersebut di kolom terakhir.

Contoh yang sudah diisi — hanya untuk format

Baris fiktif berikut menunjukkan cara mengisi kolom-kolom tersebut. Ini bukan kasus pelanggan, catatan kompatibilitas, atau rekomendasi produk.

Pertahankan nomor baris yang sama di lembar kerja dan setiap nama file foto yang terkait. Misalnya, file untuk baris 4 dapat dimulai dengan 04-Konvensi sederhana ini memungkinkan peninjau untuk menghubungkan permintaan, penandaan, dan barang fisik tanpa bergantung pada pesanan melalui email.

4. Serahkan bukti yang tersedia jika ada angka yang hilang atau bertentangan.

Angka yang hilang atau bertentangan tidak perlu menjadi angka tebakan. Catat perbedaan tersebut dan kirimkan bukti yang tersedia.

Untuk angka yang hilang, berikan:

• foto keseluruhan yang jelas dari komponen yang ada;
• foto close-up dari setiap tanda yang dapat dibaca;
• Informasi pelat nama mesin atau detail catatan mesin yang tersedia bagi Anda;
• lokasi atau fungsi komponen tersebut dinyatakan dalam bahasa yang mudah dipahami; dan
• Jumlah dan satuan per item.

Untuk mengatasi konflik, catat setiap angka dengan tepat dan beri label sumbernya. Catatan yang bermanfaat mungkin berbunyi: “Penandaan suku cadang lama berbeda dengan nomor pada faktur sebelumnya; keduanya dilampirkan untuk ditinjau.” Dengan demikian, pemasok dapat mengidentifikasi konflik tersebut, alih-alih menganggap satu sumber sebagai sumber yang otomatis sahih.

Foto harus mempertahankan karakter model dan bagian yang mudah dibaca. Ganti nama file untuk memudahkan pengorganisasian, tetapi jangan mengedit karakter yang ditampilkan pada bagian atau pelat yang difoto. Jika data serial sensitif harus ditutupi, pertahankan informasi identifikasi yang diperlukan untuk penyelidikan agar tetap terlihat dan nyatakan apa yang telah disunting.

5. Tambahkan persyaratan pengiriman, pengemasan, dan dokumen.

Persyaratan komersial harus dicantumkan dalam RFQ yang sama, tetapi harus tetap terpisah dari identifikasi komponen. Hal ini membantu pemasok menjawab tinjauan teknis dan permintaan pengiriman dengan jelas.

Cantumkan negara dan kota tujuan terlebih dahulu. Tambahkan pelabuhan, bandara, atau alamat pengiriman hanya jika sudah dipilih. Jika Anda memiliki tanggal penerimaan target, beri label sebagai tanggal Anda membutuhkan barang tersebut, bukan sebagai waktu tunggu pemasok yang telah dikonfirmasi.

Sebutkan persyaratan apa pun yang dapat memengaruhi penawaran harga, seperti:

• preferensi pengemasan individu atau gabungan;
• Persyaratan pengemasan ekspor atau perlindungan terhadap kelembapan yang berlaku untuk pengiriman;
• label kemasan, nomor baris atau tanda pesanan pembelian;
• Rincian daftar kemasan yang dibutuhkan oleh tim penerima Anda;
• permintaan sertifikat atau dokumen inspeksi; dan
• apakah biaya pengiriman harus dikutip secara terpisah atau dikecualikan.

Mintalah pemasok untuk mengidentifikasi dokumen yang diminta yang tidak tersedia, daripada berasumsi bahwa dokumen tersebut sudah termasuk. Ketersediaan dokumen, cakupan pengemasan, waktu pengiriman, dan waktu transportasi harus dikonfirmasi dalam penawaran untuk permintaan spesifik tersebut.

6. Lakukan pemeriksaan akhir pengajuan.

• Rincian mesin ditulis dengan jelas dan didukung oleh catatan atau foto yang tersedia.
• Setiap item yang diminta memiliki nomor antrean tersendiri.
• Setiap kuantitas mencakup satuan.
• Setiap referensi dipasangkan dengan sumbernya.
• Informasi yang hilang dan bertentangan diberi label, bukan ditebak.
• Nama file foto harus sesuai dengan nomor baris lembar kerja.
• Set, kit, rakitan, dan alternatif memiliki cakupan penawaran yang telah ditentukan.
• Tujuan dan tanggal penerimaan yang ditargetkan dinyatakan pada tingkat detail yang sesuai.
• Permintaan pengemasan dan dokumen dipisahkan dari pertanyaan identifikasi suku cadang.
• Informasi kontak dan format respons yang disukai disertakan.