จัดทำคำขอหลายส่วนที่เชื่อมโยงรายการที่ต้องการแต่ละรายการเข้ากับข้อมูลเครื่องยนต์ ข้อมูลอ้างอิงที่มีอยู่ จำนวน รูปภาพ และข้อกำหนดทางการค้าที่มีอยู่สำหรับทีมจัดซื้อของคุณ
นี่คือรายการตรวจสอบความต้องการจัดซื้อ ไม่ใช่ข้อกำหนดการซ่อมแซม ชิ้นส่วนที่ควรเปลี่ยนจริง ๆ นั้นขึ้นอยู่กับเอกสารเครื่องยนต์ที่เกี่ยวข้องและผลการตรวจสอบหรือการประเมินการยกเครื่อง
1. จัดเตรียมข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับคำขอทั้งหมด
เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่ช่วยให้ผู้จำหน่ายเข้าใจคำขอ ก่อนที่จะตรวจสอบรายละเอียดแต่ละรายการ:
- ชื่อบริษัทและชื่อผู้ติดต่อของคุณ;
- ผู้ผลิตและรุ่นเครื่องยนต์ตามที่ปรากฏในบันทึกหรือป้ายชื่อที่มีอยู่
- หมายเลขประจำเครื่องเครื่องยนต์ หากมีและเหมาะสมที่จะเปิดเผย;
- รายละเอียดเกี่ยวกับอุปกรณ์หรือยานพาหนะ เมื่อมีความเกี่ยวข้องกับการระบุตัวตน
- ไม่ว่าคำขอจะเกี่ยวข้องกับเครื่องยนต์เครื่องเดียวหรือหลายเครื่องก็ตาม;
- ประเทศและเมืองปลายทาง;
- สกุลเงินที่คุณต้องการใช้ในการตอบกลับ และข้อกำหนดเกี่ยวกับความถูกต้องของใบเสนอราคา (ถ้ามี)
- วันที่ที่ต้องการใช้ชิ้นส่วน ณ ปลายทาง และ
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับการบรรจุ การทำเครื่องหมาย หรือเอกสารใดๆ ที่ทราบอยู่แล้ว
แนบรูปถ่ายที่ชัดเจนของแผ่นป้ายชื่อเครื่องยนต์และเครื่องหมายบนชิ้นส่วนที่มีอยู่ หากมี กรุณาพิมพ์ตัวอักษรลงในเอกสารขอใบเสนอราคา (RFQ) พร้อมกับส่งรูปถ่ายไปด้วย วิธีนี้จะช่วยให้ระบุตัวเลข คำต่อท้าย หรือรุ่นที่ไม่ชัดเจนได้ง่ายขึ้นในระหว่างการตรวจสอบ
อย่าเลื่อนการสอบถามครั้งแรกเพียงเพราะข้อมูลบางช่องไม่ครบถ้วน ให้ทำเครื่องหมายรายละเอียดที่ขาดหายไปว่า “ต้องยืนยัน” และอธิบายว่าได้ตรวจสอบแหล่งข้อมูลใดไปแล้ว
2. กำหนดขอบเขตการจัดซื้อให้ชัดเจนก่อนระบุรายการชิ้นส่วน
คำขอปรับปรุงแก้ไขอาจรวมถึงชิ้นส่วนแต่ละชิ้น ชุด อุปกรณ์ และชิ้นส่วนประกอบขนาดใหญ่ คำอธิบายเหล่านี้ไม่สามารถใช้แทนกันได้ โปรดระบุขอบเขตการจัดซื้อที่คุณต้องการสำหรับแต่ละรายการ
ตัวอย่างเช่น ผู้ซื้ออาจต้องการให้ระบุราคาส่วนประกอบแต่ละชิ้นแยกต่างหาก ชุดส่วนประกอบที่เกี่ยวข้องที่เสนอราคาเป็นทางเลือก หรือชุดประกอบที่เสนอราคาแยกต่างหากจากชิ้นส่วนบริการ หากคุณใช้คำเช่น "ชุดซ่อมบำรุง" อย่าคิดว่าซัพพลายเออร์ทุกรายใช้ส่วนประกอบเดียวกัน ขอให้ซัพพลายเออร์ระบุว่าอะไรบ้างที่รวมอยู่และไม่รวมอยู่ในขอบเขตการจัดหาที่เสนอ
- เสนอราคาแยกต่างหาก: สินค้าแต่ละรายการจะต้องมีราคาและข้อมูลความพร้อมจำหน่ายที่แตกต่างกันไป
- อ้างอิงเป็นชุด: ปริมาณที่ร้องขอใช้ได้กับชุดที่ระบุไว้ ต้องระบุรายละเอียดของสินค้าด้วย
- เสนอราคาเป็นทางเลือกอื่น: ไม่ควรนำจำนวนชุดประกอบและจำนวนชิ้นส่วนแต่ละชิ้นมารวมกันเป็นปริมาณที่ต้องการเพียงค่าเดียว
- ข้อมูลที่ขอ: บรรทัดนี้มีไว้เพื่อการระบุหรือชี้แจงให้ชัดเจนเท่านั้น และไม่ใช่ปริมาณการสั่งซื้อ
หากคุณยังอยู่ในระหว่างการจัดทำข้อกำหนด ให้ใช้สารบัญผลิตภัณฑ์ของ Volgen Powerเพื่อค้นหาหมวดหมู่ผลิตภัณฑ์ที่เกี่ยวข้อง สารบัญนี้เป็นเพียงเครื่องมือช่วยในการนำทางเท่านั้น เอกสารขอใบเสนอราคา (RFQ) ระดับรายการยังคงต้องการข้อมูลอ้างอิงและหลักฐานที่มีอยู่สำหรับเครื่องยนต์เฉพาะนั้นๆ
3. กรุณาใช้บรรทัดเดียวสำหรับแต่ละรายการที่ต้องการ
คัดลอกแผ่นงานเปล่าด้านล่างลงในอีเมล สเปรดชีต หรือระบบจัดซื้อ เพิ่มแถวแทนการรวมหลายส่วนไว้ในคำอธิบายเดียว
ไฟล์ Excel: ดาวน์โหลดเทมเพลต RFQ สำหรับชิ้นส่วนซ่อมเครื่องยนต์ดีเซล (.xlsx )
แบบฟอร์ม RFQ แบบหลายส่วนที่ว่างเปล่า
| Line | ชื่อชิ้นส่วนหรือขอบเขตที่ต้องการ | หมายเลขที่มีอยู่ | แหล่งที่มาของตัวเลข | ปริมาณและหน่วย | ชื่อไฟล์รูปภาพ | จุดที่ต้องยืนยัน |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ||||||
| 2 | ||||||
| 3 | ||||||
| 4 | ||||||
| 5 | ||||||
| 6 |
คอลัมน์ “แหล่งที่มาของหมายเลข” มีความสำคัญ เนื่องจากลำดับตัวอักษรเดียวกันอาจถูกคัดลอกมาจากหลักฐานที่แตกต่างกัน โปรดระบุว่ามาจากชิ้นส่วนเก่า บันทึกเครื่องยนต์ รายการชิ้นส่วน ใบแจ้งหนี้ก่อนหน้า หรือแหล่งอื่น อย่าแปลงเครื่องหมายการหล่อ รหัสอ้างอิงซัพพลายเออร์ หรือหมายเลขที่เขียนด้วยมือเป็นหมายเลข OEM โดยไม่แจ้งให้ทราบล่วงหน้า
ใช้หน่วยวัดที่ชัดเจน เช่น pieces, sets or assembliesหากยังไม่ได้กำหนดเนื้อหาของชุดคำถาม ให้เพิ่มคำถามนั้นในคอลัมน์สุดท้าย
ตัวอย่างที่กรอกข้อมูลแล้ว — สำหรับการจัดรูปแบบเท่านั้น
ตัวอย่างแถวต่อไปนี้เป็นตัวอย่างสมมติที่แสดงวิธีการกรอกข้อมูลในช่องต่างๆ นี่ไม่ใช่กรณีศึกษาของลูกค้า บันทึกความเข้ากันได้ หรือคำแนะนำผลิตภัณฑ์แต่อย่างใด
| Line | ชื่อชิ้นส่วนหรือขอบเขตที่ต้องการ | หมายเลขที่มีอยู่ | แหล่งที่มาของตัวเลข | ปริมาณและหน่วย | ชื่อไฟล์รูปภาพ | จุดที่ต้องยืนยัน |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | ตัวอย่างส่วนประกอบ — เสนอราคาแยกต่างหาก | เอบีซี-123 — ตัวอย่างเท่านั้น | เครื่องหมายที่ถอดความจากตัวอย่างภาพถ่ายชิ้นส่วนเก่า | ชิ้น 4 | example-line-01-marking.jpg |
ตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงกับรายละเอียดเครื่องยนต์ที่ให้ไว้ก่อนเสนอราคา |
รักษาหมายเลขบรรทัดในเวิร์กชีตและชื่อไฟล์รูปภาพที่เกี่ยวข้องให้เหมือนเดิม ตัวอย่างเช่น ไฟล์สำหรับบรรทัดที่ 4 สามารถเริ่มต้นด้วย 04-วิธีการง่ายๆ นี้ช่วยให้ผู้ตรวจสอบสามารถเชื่อมโยงคำขอ การทำเครื่องหมาย และสินค้าจริงเข้าด้วยกันได้โดยไม่ต้องพึ่งพาใบสั่งซื้อทางอีเมล
4. ส่งหลักฐานที่มีอยู่เมื่อตัวเลขขาดหายหรือขัดแย้งกัน
ตัวเลขที่หายไปหรือขัดแย้งกันไม่จำเป็นต้องกลายเป็นตัวเลขที่คาดเดา บันทึกความคลาดเคลื่อนและส่งหลักฐานที่มีอยู่มาด้วย
สำหรับหมายเลขที่หายไป โปรดระบุ:
- ภาพรวมที่ชัดเจนของชิ้นส่วนที่มีอยู่
- ภาพถ่ายระยะใกล้ของเครื่องหมายที่อ่านได้แต่ละจุด;
- รายละเอียดป้ายชื่อเครื่องยนต์หรือบันทึกข้อมูลเครื่องยนต์ที่มีให้คุณทราบ;
- ระบุตำแหน่งหรือหน้าที่ของส่วนประกอบนั้นด้วยภาษาที่เข้าใจง่าย และ
- ปริมาณและหน่วยของรายการสินค้า
ในกรณีที่พบความขัดแย้ง ให้คัดลอกหมายเลขแต่ละหมายเลขอย่างถูกต้องและระบุแหล่งที่มา ข้อความที่อาจเป็นประโยชน์อาจระบุว่า: “หมายเลขชิ้นส่วนเก่าแตกต่างจากหมายเลขในใบแจ้งหนี้ฉบับก่อนหน้า แนบมาทั้งสองฉบับเพื่อตรวจสอบ” ด้วยวิธีนี้ ผู้จำหน่ายจะสามารถระบุความขัดแย้งได้แทนที่จะถือว่าแหล่งข้อมูลใดแหล่งหนึ่งเป็นแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ
ภาพถ่ายควรคงไว้ซึ่งลักษณะเฉพาะของแบบจำลองและชิ้นส่วนที่อ่านได้ เปลี่ยนชื่อไฟล์เพื่อความเป็นระเบียบ แต่ห้ามแก้ไขลักษณะเฉพาะที่แสดงบนชิ้นส่วนหรือแผ่นโลหะที่ถ่ายภาพ หากจำเป็นต้องปกปิดข้อมูลหมายเลขประจำเครื่องที่สำคัญ ให้คงข้อมูลระบุตัวตนที่จำเป็นสำหรับการสอบถามไว้ให้เห็นชัดเจน และระบุว่าส่วนใดถูกปกปิด
5. เพิ่มข้อกำหนดเกี่ยวกับการจัดส่ง การบรรจุหีบห่อ และเอกสาร
ข้อกำหนดทางการค้าควรอยู่ในเอกสารขอใบเสนอราคา (RFQ) เดียวกัน แต่ควรแยกออกจากรายละเอียดชิ้นส่วน วิธีนี้ช่วยให้ผู้จำหน่ายสามารถตอบคำถามทั้งในส่วนของการตรวจสอบทางเทคนิคและคำขอส่งมอบได้อย่างชัดเจน
ระบุประเทศและเมืองปลายทางก่อน เพิ่มท่าเรือ สนามบิน หรือที่อยู่จัดส่งเฉพาะเมื่อได้เลือกไว้แล้วเท่านั้น หากคุณมีวันที่รับสินค้าเป้าหมาย ให้ระบุเป็นวันที่คุณต้องการสินค้าจริงๆ แทนที่จะระบุระยะเวลารอสินค้าจากผู้จำหน่ายที่ได้รับการยืนยันแล้ว
ระบุข้อกำหนดใดๆ ที่อาจส่งผลต่อการเสนอราคา เช่น:
- ความต้องการบรรจุภัณฑ์แบบแยกชิ้นหรือแบบรวม;
- ข้อกำหนดเกี่ยวกับการบรรจุภัณฑ์เพื่อการส่งออกหรือการป้องกันความชื้นที่ใช้กับการขนส่งสินค้า;
- ฉลากบรรจุภัณฑ์ หมายเลขรายการ หรือเครื่องหมายในใบสั่งซื้อ;
- รายละเอียดรายการสินค้าที่ทีมรับสินค้าของคุณต้องการ;
- คำขอใบรับรองหรือเอกสารการตรวจสอบ และ
- ควรคิดราคาค่าขนส่งแยกต่างหากหรือไม่ หรือไม่รวมอยู่ในราคาค่าขนส่ง
ขอให้ผู้จำหน่ายตรวจสอบเอกสารที่ร้องขอแต่ไม่มีให้ แทนที่จะสันนิษฐานว่ามีอยู่แล้ว ควรยืนยันความพร้อมของเอกสาร ขอบเขตการบรรจุ ระยะเวลาการจัดส่ง และระยะเวลาการขนส่งในใบเสนอราคาสำหรับคำขอเฉพาะนั้นๆ
6. ตรวจสอบการส่งข้อมูลครั้งสุดท้าย
- รายละเอียดของเครื่องยนต์เขียนไว้อย่างชัดเจนและมีเอกสารหรือภาพถ่ายประกอบ
- สินค้าทุกชิ้นที่สั่งซื้อจะมีหมายเลขประจำรายการ
- ปริมาณทุกอย่างจะมีหน่วยกำกับอยู่ด้วย
- เอกสารอ้างอิงแต่ละฉบับจะจับคู่กับแหล่งที่มา
- ข้อมูลที่ขาดหายหรือขัดแย้งกันจะถูกระบุไว้อย่างชัดเจน แทนที่จะคาดเดา
- ชื่อไฟล์รูปภาพตรงกับหมายเลขบรรทัดในเวิร์กชีต
- ชุดสินค้า อุปกรณ์ประกอบ และทางเลือกอื่นๆ มีขอบเขตการเสนอราคาที่กำหนดไว้ชัดเจน
- ระบุปลายทางและวันที่รับสินค้าเป้าหมายไว้ในรายละเอียดที่เหมาะสม
- การบรรจุหีบห่อและการขอเอกสารจะแยกออกจากการสอบถามเกี่ยวกับการระบุชิ้นส่วน
- มีรายละเอียดการติดต่อและรูปแบบการตอบกลับที่ต้องการรวมอยู่ด้วย
พร้อมที่จะส่งคำขอแล้วหรือยัง?
เริ่มต้นการขอใบเสนอราคาผ่านหน้าสอบถามข้อมูลของ Volgen Powerแบบฟอร์มในปัจจุบันยังไม่มีช่องสำหรับแนบไฟล์ หลังจากส่งคำขอแล้ว โปรดใช้อีเมลหรือช่องทาง WhatsApp ที่แสดงบนหน้านั้นเพื่อส่งแบบฟอร์มที่กรอกข้อมูลครบถ้วนและรูปถ่ายพร้อมระบุชื่อ โดยใช้ข้อมูลติดต่อเดิมเพื่อให้สามารถจับคู่ไฟล์กับคำขอได้ จากนั้น Volgen Power จะตรวจสอบข้อมูลอ้างอิงและรายละเอียดอุปกรณ์ที่ให้มา ก่อนที่จะเสนอราคา
