Der niedrigste Gesamtpreis eines Angebots ist nur dann aussagekräftig, wenn Sie wissen, was er beinhaltet. Vergleichen Sie daher vor der Auswahl eines Lieferanten die angeforderten Referenzen, Mengen, den Lieferumfang, die ergänzenden Informationen und die Lieferbedingungen auf derselben Grundlage.
Kurz gesagt: Ordnen Sie jedes Angebot der gleichen Anfrageposition zu, erfassen Sie, was enthalten und was nicht, und trennen Sie bestätigte Informationen von noch offenen Fragen. Vergleichen Sie die Preise erst, wenn die Angebote eine vergleichbare Anforderung abdecken. Lassen Sie offene Punkte sichtbar, anstatt ein leeres Feld als Zustimmung zu werten.
Diese Checkliste richtet sich an Importeure, Händler und Motoreninstandsetzer, die Angebote für Dieselmotorenteile prüfen. Sie dient der Unterstützung bei der Kaufentscheidung; sie gibt jedoch keine Auskunft darüber, ob ein bestimmtes Ersatzteil zu einem Motor passt.
1. Prüfen Sie, ob jedes Angebot dieselbe Anforderung erfüllt.
Beginnen Sie mit Ihrer ursprünglichen Anfrage und vergeben Sie für jeden Artikel eine eindeutige Positionsnummer. Bitten Sie jeden Lieferanten, anhand dieser Nummern zu antworten, damit fehlende Positionen, Alternativen und Mengenunterschiede leicht zu erkennen sind.
Vergleichen Sie für jede Zeile:
- die angeforderte Referenz und die tatsächlich angegebene Referenz einschließlich Suffixe;
- die Teilebeschreibung und der angegebene Produktzustand;
- Menge und Einheit, z. B. Stück, Sets oder Baugruppen;
- die Inhalte und Ausschlüsse eines jeden Sets oder einer Zusammenstellung; und
- die Motorinformationen, die zur Überprüfung der Anfrage verwendet wurden.
Vergleichen Sie den Preis pro Set nicht mit dem Preis pro Stück, bevor der Setinhalt aufgeführt ist. Ebenso muss der Umfang eines Angebots für eine Baugruppe und eines Angebots für ausgewählte Komponenten geprüft werden, bevor die Gesamtpreise verglichen werden können.
Beispiel: Sie benötigen sechs Einzelteile. Lieferant A bietet sechs Stück an, Lieferant B hingegen ein Set. Notieren Sie das Angebot von Lieferant B als „Inhalt zu bestätigen“, bis darin die einzelnen Teile und Mengen des Sets aufgeführt sind. Die Bezeichnung „Set“ allein beweist nicht, dass die Angebote gleichwertig sind. Dies ist ein fiktives Beispiel, kein Kundenfall und keine Spezifikation für einen Überholungssatz.
Falls die ursprüngliche Anfrage unvollständig ist, verwenden Sie die Checkliste für Angebotsanfragen für Ersatzteile zur Überholung von Dieselmotoren , um die fehlenden Informationen zu ordnen, bevor Sie überarbeitete Angebote anfordern.
2. Bestätigte Angaben von offenen Identifikationsfragen trennen.
Ein Angebot kann einen Preis enthalten, ohne dass die Artikelnummer des vorgeschlagenen Teils geklärt ist. Notieren Sie die Identifikationsantwort des Lieferanten zusammen mit dem Angebot.
Verwenden Sie in Ihrem Vergleich drei einfache Bezeichnungen:
- Im Zitat angegeben: Der Lieferant hat die Informationen in seinem Angebot angegeben.
- Folgende unterstützende Informationen wurden erhalten: Zur Überprüfung wurde ein entsprechendes Dokument, ein Referenzdatensatz oder ein beschriftetes Foto zur Verfügung gestellt.
- Bestätigen: Die Antwort fehlt, ist widersprüchlich oder beantwortet die Frage nicht.
Diese Kennzeichnungen beschreiben den Überprüfungsstatus. Eine schriftliche Erklärung oder ein Foto allein ist kein Beweis für Kompatibilität.
Wenn ein Lieferant eine andere Referenznummer vorschlägt, bitten Sie ihn, die vorgeschlagene Referenznummer zu nennen und die Gründe für die abweichende Angabe zu erläutern. Behalten Sie beide Nummern im Vergleich bei. Ersetzen Sie die ursprüngliche Referenznummer nicht stillschweigend und schließen Sie nicht aufgrund ähnlicher Formulierungen oder des Erscheinungsbilds auf Austauschbarkeit.
Wenn Dokumente eingereicht werden, notieren Sie deren Titel oder Dateinamen und die entsprechende Angebotszeile. Eine allgemeine Broschüre sollte nicht als spezifischer Nachweis für einen bestimmten Artikel erfasst werden. Falls die verfügbaren Unterlagen die Frage weiterhin unklar lassen, lassen Sie diese Zeile für Rückfragen offen.
3. Preise auf vergleichbarer Basis ansetzen
Erfassen Sie die Angebotswährung, den Einzelpreis, die Menge und die Gesamtsumme der Position zusammen. Optionale Artikel und Alternativen sollten separat von der Pflichtbestellung geführt werden, damit sie nicht doppelt gezählt werden.
Listen Sie anschließend die zusätzlichen Beträge auf, die der Lieferant tatsächlich genannt hat:
- Verpackungs- oder Kennzeichnungskosten;
- Transportkosten, sofern inbegriffen;
- Inspektions- oder Dokumentendienstleistungen werden separat berechnet; und
- alle anderen ausdrücklich genannten Gebühren.
Markieren Sie jeden Betrag als enthalten , separat aufgeführt , ausgeschlossen oder zur Bestätigung . Ein leeres Frachtfeld sollte eine unbeantwortete Frage bleiben und nicht zu einem Eintrag mit Nullkosten führen.
Verwenden Sie für Ihren internen Vergleich dieselbe Währung und notieren Sie gegebenenfalls die Quelle des Wechselkurses und das Datum der Umrechnung. Halten Sie die ursprünglichen Beträge und Währungen des Lieferanten neben den umgerechneten Beträgen sichtbar.
Eine sinnvolle Zwischensumme in einem Arbeitsblatt ist:
Erforderliche Einzelpostenbeträge zuzüglich separat ausgewiesener Gebühren innerhalb des vereinbarten Vergleichsbereichs.
Falls die Kosten unklar bleiben, kennzeichnen Sie die Zwischensumme als „unvollständig“. Geben Sie sie nicht als endgültigen Lieferpreis an. Dokumentieren Sie die angegebenen Lieferbedingungen und den Lieferort exakt; bitten Sie den Lieferanten oder Ihren Logistikberater, etwaige unklare Verantwortlichkeiten zu klären.
4. Vergleich des Umfangs von Verpackung, Inspektion und Dokumentation
Allgemeine Formulierungen wie „Exportverpackung“ sollten in konkrete Fragen zum Auftrag übersetzt werden. Bitten Sie den Lieferanten, den geplanten Verpackungsumfang, die Kosten (falls enthalten) und die benötigten Etiketten oder Packlistendetails anzugeben.
Halten Sie die Rezension praxisnah:
| Zu vergleichender Artikel | Zu klärende Frage |
|---|---|
| Verpackungsumfang | Welche Verpackungsart wird für die angegebenen Artikel und Mengen vorgeschlagen? |
| Login | Wie werden die Pakete mit den Angebots- oder Bestellpositionen verknüpft? |
| Fotografien | Welche Produkt- und Verpackungsfotos können geliefert werden und in welcher Phase? |
| Inspektion | Welche Prüfungen, Aufzeichnungen oder separat angeforderten Dienstleistungen sind inbegriffen? |
| Unterlagen | Welche angeforderten Dokumente sind verfügbar, nicht verfügbar oder werden separat berechnet? |
Wenn Ihnen ein Lieferant ein Verpackungsbeispiel zusendet, fragen Sie nach, ob es die geplante Verpackung veranschaulicht oder Ihre tatsächliche Bestellung dokumentiert. Betrachten Sie ein Foto einer anderen Lieferung nicht als Bestätigung dafür, wie Ihre Bestellung verpackt wird.
Dokumentieren Sie den Prüfumfang präzise. Die Formulierung „Prüfung inbegriffen“ lässt Fragen offen, solange der Lieferant nicht erläutert, was geprüft wird und ob und welche Dokumentation erstellt wird. Vermeiden Sie es, eine allgemeine Zusicherung als spezifisches Prüfergebnis zu interpretieren.
5. Gültigkeit des Angebots, Versand- und Ankunftszeitpunkt unterscheiden.
Vergleiche Daten und ihre Ausgangsbedingungen, nicht nur die Anzahl der Tage.
Eine hilfreiche Klärung ist: „Beginnt die angegebene Lieferzeit nach Zahlungseingang, endgültiger Referenzbestätigung, Zeichnungsfreigabe oder einem anderen Ereignis?“ Notieren Sie die Antwort neben der angegebenen Dauer.
Bitte halten Sie diese Felder getrennt:
- Gültigkeit des Angebots: wenn das Angebot abläuft oder erneut bestätigt werden muss.
- Bereitschafts- oder Einsatzschätzung: was der Lieferant voraussichtlich zur Verfügung stellen oder versenden wird und ab welchem Startereignis.
- Transportschätzung: die angegebene Reisezeitschätzung, sofern verfügbar.
- Gewünschter Ankunftstermin des Käufers: wenn Ihr Unternehmen die Waren benötigt.
Fragen Sie, ob alle Positionen zusammen versendet werden können und ob für einzelne Positionen abweichende Lieferzeiten gelten. Falls eine Teillieferung vorgeschlagen wird, dokumentieren Sie deren Umfang und die separat berechneten Kosten.
Notieren Sie außerdem den vorgeschlagenen Zahlungsplan sowie alle angegebenen Garantie- und Rückgabebedingungen. Fehlende Bedingungen bleiben bestehen und werden als „zu bestätigen“ bezeichnet. Übernehmen Sie keine Bedingungen aus Angeboten anderer Anbieter und gehen Sie nicht ohne weitere Klärung davon aus, dass eine Aussage auf einer Webseite für Ihr Angebot gilt.
6. Verwenden Sie ein Arbeitsblatt zum Vergleichen von Angeboten.
Kopieren Sie die folgenden Felder in Ihre Einkaufstabelle. Verwenden Sie für jede Angebotsposition, bei der sich die Angebote unterscheiden, einen Vergleich und fügen Sie anschließend eine Auftragsübersicht für gemeinsame Verpackungs-, Transport- und Zahlungsbedingungen hinzu.
| Vergleichsfeld | Ihre Anforderung | Antwort von Lieferant A | Antwort von Lieferant B | Offene Frage / nächster Schritt |
|---|---|---|---|---|
| Anforderungszeile und Teilebeschreibung | - | - | - | - |
| Angefragte und angebotene Referenzen | - | - | - | - |
| Motor-/Anwendungsinformationen berücksichtigt | - | - | - | - |
| Produktzustand und angegebene Marke | - | - | - | - |
| Menge und Einheit | - | - | - | - |
| Inhalt und Ausschlüsse des Sets/der Baugruppe | - | - | - | - |
| Beleg oder Fotoreferenz | - | - | - | - |
| Währung, Einzelpreis und Zeilensumme | - | - | - | - |
| Verpackungsumfang und -kosten | - | - | - | - |
| Transportumfang und benannter Standort | - | - | - | - |
| Umfang und Gebühren der Inspektion/Dokumentation | - | - | - | - |
| Angebotsgültigkeit | - | - | - | - |
| Einsatzschätzung und Ausgangszustand | - | - | - | - |
| Transportkostenvoranschlag, falls angegeben | - | - | - | - |
| Zahlungs- und angegebene Kundendienstbedingungen | - | - | - | - |
| Entscheidung und Datum der Überprüfung | - | - | - | - |
Notieren Sie für jeden Lieferanten Angebotsnummer, Revisionsnummer und Datum. Wenn ein überarbeitetes Angebot eingeht, erfassen Sie die Änderungen, anstatt Zahlen aus verschiedenen Versionen zu kombinieren.
Zum Abschluss wird eines von drei Bewertungsergebnissen angezeigt:
- Vergleichbar für eine kommerzielle Überprüfung: Der Umfang und die relevanten Fragestellungen sind ausreichend klar, um die Angebote zu bewerten.
- Klärung erforderlich: Eine fehlende Antwort könnte die Auswahl oder die Gesamtsumme verändern.
- Anderer Umfang: Das Angebot bleibt eine Alternative und sollte gesondert bewertet werden.
„Vergleichbar“ ist ein interner Einkaufsstatus, keine Kompatibilitätsfreigabe oder Anweisung zur Bestellung.
7. Fordern Sie ein Angebot für Dieselmotorenteile an
Senden Sie Volgen Power bitte Ihre Anfrage mit Angabe der benötigten Teile, der verfügbaren Teilenummern, des Motormodells, der Mengen und des Lieferorts. Geben Sie bitte auch alle Verpackungs-, Dokumentations- oder Lieferanforderungen an, damit unser Team Ihre Anfrage prüfen und Ihnen ein Angebot mit klar definiertem Leistungsumfang erstellen kann.
Bitte geben Sie zur Vorbereitung Ihrer Anfrage Folgendes an:
- Benötigte Teile und verfügbare Referenzen: Um die Artikel zu beschreiben, für die Sie ein Angebot erhalten möchten.
- Motormodell und verfügbare Identifikationsmerkmale: um den Anwendungskontext für die Überprüfung bereitzustellen.
- Mengen und Einheiten: den angeforderten Lieferumfang festzulegen.
- Zielland und -stadt: um zu erklären, wo die Bestellung erforderlich ist.
- Verpackungs-, Dokumenten- und Zeitvorgaben, falls zutreffend: um die wirtschaftlichen Rahmenbedingungen zu ermitteln, die eine Reaktion erfordern.
Sie müssen keine vertraulichen Preise eines anderen Lieferanten senden, um Ihre eigenen Anforderungen zu erläutern.
Im Volgen Power Produktverzeichnis können Sie nachsehen , ob der relevante Produktumfang für Sie relevant ist.
Nachdem Sie Ihre Anfrage abgeschickt haben, senden Sie bitte unterstützende Fotos oder Ihr Arbeitsblatt über die auf der Kontaktseite angegebene E-Mail-Adresse oder den WhatsApp-Kanal. Bitte verwenden Sie weiterhin dieselben Kontaktdaten, damit die Informationen Ihrer Anfrage zugeordnet werden können.
Bitten Sie darum, dass alle ungeklärten Punkte in der Antwort aufgeführt werden. Ein Angebot lässt sich leichter beurteilen, wenn sein Umfang, seine Ausschlüsse und die verbleibenden Fragen klar formuliert sind.
